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Cómo llevar los cobros sin que su vida sea un infierno

Publicado por Ana Navarro en

Uno de los factores importante en el desarrollo de un negocio propio es el orden en los procesos administrativos. Para ello es necesario conocer cada una de las partes de dicho proceso. En la medida que tengamos claro este funcionamiento el cobro de los beneficios por tu trabajo se hará más fácil.

Para ampliar nuestro conocimiento en el tema habría que entender inicialmente lo que es el ciclo de operaciones de la empresa asociado a la generación de ingresos, es decir, las actividades internas del proceso administrativo:

Es fundamental que en cada uno de estos aspectos existan controles entre un eslabón y otro. De forma general se recomienda que en cada etapa exista personal exclusivo dedicado, y hacer rotaciones de los mismos con cierta regularidad. Particularmente son importantes los siguientes puntos:

  • Entre la venta y el despacho debe haber una revisión y aprobación de los pedidos antes de ser despachados.
  • Luego una verificación, creación de orden numérico de la mercancía que se despache.
  • En la realización de las facturas es necesario control numérico de las mismas, verificación de precios, exactitud aritmética, control en casos de rebajas.
  • En tanto a los créditos y cobranzas debe haber aprobación previa por personal responsable, notas de crédito en caso de devoluciones y rebajas.
  • En cuentas por cobrar es fundamental el envío regular de los estados de cuentas a clientes, y la revisión de dichos estados en relación a los balances de comprobación.

La herramienta tecnológica siempre va a ser un aliado para un mejor desenvolvimiento administrativo de tu empresa, ya que permiten la automatización de procesos. Alternativas como los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales) pueden ser un punto a tu favor, pero es fundamental estar al tanto de los procesos en tu negocio. En la medida que tengas una visión general del funcionamiento de la empresa podrás hacer las correcciones necesarias y no ver los procesos de cobros (fase final del proceso) como un infierno.

Los problemas siempre pueden surgir, lo importante es la óptica con que los asumas. En este caso es útil tratar de mantener una visión objetiva ante ese problema, buscando las causas del mismo y entendiéndolo como de forma global. De aquí la importancia de comprender el negocio como un ciclo de actividades que se relacionan entre sí. Las herramientas tecnológicas funcionan bajo esta lógica, es decir, como sistemas integrados. Junto a esto es vital que veas tu negocio de la misma manera, como un todo.

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