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10 buenas practicas de facturación

Publicado por Ana Alicia Navarro en

10 buenas practicas de facturación
Emitir facturas y hacer el seguimiento de los cobros debe ser uno de esos elementos administrativos de tu negocio que más dolores de cabeza provoca.
Pero como empresario esta es una actividad fundamental  ya que si no facturas, no puedes pagarles el salario de tus empleados, cubrir los servicios básicos que requiere tu compañía para funcionar, y quizás ni siquiera puedas costear tu oficina.
Aunque la facturación puede ser una actividad tediosa, no hacerlo bien podría significar el fin de tus sueños empresariales, y acarrear un sin número de deudas que se acumularan más y más.

 

Un buen sistema de facturación es el combustible  que mantiene la maquinaria empresarial funcionando.

Si estas abriéndote camino por el mundo empresarial, es vital saber qué tasas necesitas aplicar, qué impuestos debes tributar por tus servicios, los registros que necesitas completar para incluir en tus facturas, y asegúrate de no olvidar poner la tasa y cualquier información requerida (como el número de registro de tu negocio) en tu factura.

 

Las leyes de impuestos fiscales varían de acuerdo al país, estado o provincia, y municipio por esto es importante mantener informado y evitar faltas a la ley.

A continuación, te presentamos una serie prácticas que te permitirán mantener un flujo constante de ingresos a tu empresa:

  1. Trabajo realizado trabajo cobrado: uno de los principales errores las compañías ,es no facturar en el momento en que se completa el trabajo. Según algunos estudios, si la factura es emitida al momento de concluir el trabajo, existe un 50% más de probabilidades de que la factura se pague a tiempo. Moraleja: emite tu factura lo antes posible.
  2. Firma un contrato: Si tan solo pudiéramos mirar a nuestros clientes y sellar el acuerdo con un apretón de manos, los abogados podrían haberse extinguido. Pero la realidad es otra. Para evitar malos entendidos y perdidas monetarias en entre tu compañía y sus clientes. Nada mejor que un contrato, esto les permitirá saber las condiciones bajo las cuales será realizado el trabajo y que consecuencias podría acarrear las faltas en el mismo.
  3. Revisa tus facturas antes de enviarlas: En un descuido pudiste olvidar sellarla, firmarla, una diferencia en el monto total. Si envías facturas sin verificar ,pronto tendrás un alto porcentaje devoluciones y reclamos, lo que estorbará tu trabajo y aumentará el tiempo que tardarás para cobrar. Al final, esos segundos que invertirás para asegurarte que la factura está libre de errores, podría significarte días, semanas y hasta meses sin cobrar esa factura.
Para evitar este tipo de inconvenientes que ocasionan pérdidas de tiempo y dinero tenemos para ti Nerdcom Pro nuestra plataforma de Facturación y Contabilidad diseñada pensando en facilitar las tareas administrativas ahorrando tiempo valioso en sus actividades diarias.

Conoce nuestra Plataforma Nerdcom Pro
  1. Establece términos de pago: delimitar claramente los términos de pago es una excelente práctica. Una factura que especifique la fecha límite de pago, y que indique las consecuencias que conllevan los retrasos, es una factura con mayores probabilidades de ser pagada a tiempo.
Nuestra plataforma Nerdcom pro te permite editar tus facturas y enviarlas a clientes, o  acceder a ellas desde el módulo de clientes.
  1. Ofrece opciones de pago: Las facturas que muestran una variedad de opciones de pago tienen un mayor índice de ser pagadas a tiempo que aquellas que no la tienen. Por ende, clarifica en tus facturas todas las opciones que tienen tus clientes para pagarte. Pronto empezarás a ver los resultados.
    diferentes métodos de pago
  2. Maneja tu flujo de efectivo: para prevenir problemas financieros, es vital que tengas un sistema donde puedas manejar tus facturas y saber cuáles no han sido pagadas. Para optimizar este proceso, puedes utilizar sistemas que te ayudan a mejorar tus cobranzas como Nerdcom Pro que te envía un aviso 5 días antes de que tus facturas caduquen ahorrándote tiempo y molestias futuras.
  3. Los detalles importan: siempre es buena práctica colocar en tu factura un mensaje que motive al cliente a pagar. Puede ser “gracias por confiar en nosotros”, “por favor pague esta factura antes del día x”, etc, aumentan la posibilidad de que te paguen a tiempo.
  4. Se especificó: Cuando emitas una factura, siempre es buena práctica especificar el tipo y la cantidad de productos o servicios facturados. De esta forma, minimizas el riesgo de que el cliente devuelva la factura por falta de aclaración.
  5. Realiza Seguimiento: después que emitas la factura, es crucial que le des seguimiento a los clientes que no te han pagado. En ocasiones, cuando no tenemos sistemas implementados para asegurarnos de que nos estamos comunicando con nuestros clientes morosos, emitimos facturas que pasan meses sin ser pagadas. Esto podría ser mortal para todo emprendimiento o empresa.
  6. Cobra intereses: es una buena práctica crear un sentido de urgencia que los motive a hacerlo. Esto puede ser cobrando intereses si el pago se retrasa una x cantidad de días. Para esto, debes clarificar cual es la tasa de interés a cobrar, para que el cliente tenga muy clara la penalidad impuesta.

cobrar intereses

Con  solo implementar estos simples pasos podrás ahorrar tiempo y aumentaras tus ingresos de manera significativa.
Al simplificar tu facturación e incrementar tus cobros, estarás realizando una administración eficiente. Mantente enfocado en el orden y no descuides tu flujo de efectivo porque de esto dependerá el crecimiento de tu negocio.


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